Как сделать встречи короче (реально)

Омар Л. Галлага

Если вы работаете на обычной офисной работе, даже удаленно, вы, вероятно, проводите на собраниях больше времени, чем хотелось бы. В прошлом году опрос, проведенный компанией Dialpad, занимающейся взаимодействием с клиентами в области искусственного интеллекта, показал, что 83 процента из 2800 респондентов заявили, что проводят на встречах от четырех до 12 часов в неделю. Если вы основатель или руководитель, это время может увеличиться до более чем 20 часов.

Никто не сможет обвинить вас в том, что вы устали. Независимо от того, виртуальные они или личные, встречи требуют сосредоточенности и могут быть утомительными, особенно для интровертов, которых не заряжает общение с коллегами.

Если ваша компания не займет смелую позицию по отказу от типов встреч, как заявила Shopify ранее в этом году, маловероятно, что вы сможете полностью избежать их. Но можно хотя бы попытаться сделать их короче, особенно если вы организатор. Собрания работников обычно слишком затягиваются, их затягивают проблемы с Zoom, пустая болтовня и отсутствие четкой повестки дня.

Ни одна стратегия не идеальна, но вот несколько идей, как сократить время, затраченное на встречу с адом.

Если вы являетесь планировщиком совещаний, рассмотрите возможность отказа от одночасовых или 45-минутных совещаний, если они не являются критически важными или не включают в себя множество команд, представляющих обновления. Спросите себя: можем ли мы сделать все за 30 минут? Как насчет 15? Не переусердствуйте со временем, которое вы отложили в календаре.

Прежде чем отправить приглашение, спросите себя: «Нужно ли всем этим людям присутствовать на этой встрече?» При необходимости вы всегда можете сообщить тем, кто не присутствует, краткую информацию. Встречи со слишком большим количеством участников также, вероятно, продлятся дольше.

Человек, организовавший встречу, должен возглавить дискуссию и следить за тем, чтобы она была своевременной и своевременной. Если это вы и это не ваша сильная сторона, назначьте кого-нибудь другого вести встречу. Не проводите встречи без ответственного; это отличный способ бродить и идти слишком долго.

Джереми Уайт

Эмили Маллин

ПРОВОДНОЙ персонал

Уилл Найт

Закрытие из-за пандемии сделало Zoom инструментом, который должен был начать использовать почти каждый, от руководителей до студентов K-12. Но, как ни странно, люди, похоже, не стали намного лучше справляться с навигацией по многочисленным кнопкам управления Zoom и работой звука. На дворе 2023 год, а встречи по-прежнему омрачены вопросом: «Вы меня слышите? Я отключил звук?»

Заранее сообщите участникам, что виртуальный конференц-зал откроется на 10 минут раньше, чтобы дать возможность «заработать микрофону и камере». Если возможно, попросите кого-нибудь в конференц-зале помочь разобраться с этими недоразумениями.

Будьте последовательны в том, какую виртуальную платформу вы используете для встреч. При переходе с Zoom на Microsoft Teams и Google Meet появляется больше переменных, которые могут привести к задержкам.

Для всех типов встреч убедитесь, что у них есть повестка дня. Ничто не делает встречу более продолжительной, чем отсутствие конкретных действий и бесцельный разговор.

Говоря о разговоре, ограничьте светскую беседу пятью минутами (или короче). Если команда какое-то время не встречалась, некоторые любезности допустимы, но не позволяйте этому сорвать повестку дня. При регулярных встречах общайтесь в чате до окончания встречи.

Если участники чувствуют спешку и сопротивляются идее более коротких встреч, напомните им, что время — деньги. Вы можете найти несколько вопросов «Сколько нам стоит эта встреча?» калькуляторы, которые дадут вам представление о том, сколько денег тратится на длительные встречи.

Как и в случае с полностью виртуальными собраниями, рассмотрите возможность открытия онлайн-зала для собраний и личного пространства на пять-10 минут раньше и заранее дайте понять, что гибридные собрания не будут приостанавливаться, чтобы те, кто находится в сети, могли подготовиться.

Трудно регулировать отвлекающие факторы людей, когда их нет в комнате, но для всех, кто участвует лично, рассмотрите возможность принятия политики «не отвлекаться на телефон» во время встреч. Телефоны отключены и убраны, за исключением чрезвычайных ситуаций. Вместо того, чтобы давать людям повод воспользоваться своими мобильными устройствами, чтобы просмотреть вашу повестку дня, распечатайте ее. Никто не любит тратить бумагу впустую, но оторвать взгляды людей от экранов, возможно, того стоит.